• Беларуская федерация спидкубинга
  • Velcom +375(29)3112827
  • Оплата
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Хочу стать оргом!


Как стать организатором и провести отличные соревнования?

Итак, ты зашел на эту страничку, значит, ты уже задал себе вопрос: "А смогу ли я провести соревнования?"

Мы постараемся помочь тебе с этим.

1. Оцени свои возможности. 

2. Соберите команду организаторов-единомышленников.

3. Найдите помещение.

4. Договоритесь с делегатом WCA на определенную дату, когда свободно помещение. Очень важно, чтобы оба эти фактора совпадали.

Содержание

Мотивация к проведению соревнований.

Подготовка.

Команда организаторов: Распределение команды. Сторонние волонтёры. Судьи, скрамблёры, раннеры. 

Делегат: Список делегатов. Командировочные делегата.

Заявка на WCA:  Название чемпионата. Лимит участников. Даты проведения 

Расписание: Неофициальные дисциплины.

Бюджет соревнований: Взносы. Бесплатные соревнования.

Помещение:   Требования к помещению. Расстановка на соревнованиях. Сколько нужно мебели? Оборудование в помещении. Напитки и еда. Стойка регистрации. Регистрации на месте. 

Оборудование для соревнований: Где взять оборудование? Батарейки. Расходники. Накрывашки.

Дизайн

Группа ВКонтакте

Спонсоры. Призы. Медали

Печатная продукция:  Карточки участников: Бейджи. Индивидуальные расписания. Грамоты. Плакаты и указатели.

Медиа: Фото- и видеоотчёты. Instagram WCA.

Непосредственная подготовка и проведение. До и после чемпионата. Открытие. Церемония награждения. После награждения.После соревнований

Стойка регистрации:

Это стойка или стол, за которым участникам выдают бейджи и отмечают в списках. Оплату на месте брать запрещено. Все вопросы по оплате должны быть решены заранее.

За стойкой участникам должны выдавать бейджи и отмечать в списках. За стойкой постоянно должны находиться помощники: всё время, пока регистрация на месте открыта согласно расписанию. Зона регистрации должна поддерживаться в чистоте и в порядке.

Регистрации на месте

Организаторы вправе дать участникам возможность регистрироваться на месте, то есть приходить на чемпионат и участвовать в нём без предварительной регистрации через сайт WCA.

Настоятельно НЕ РЕКОМЕНДУЕМ включать такую возможность. Если Вы всё же будете делать регистрацию на месте, то убедитесь, что у Вас есть принтер и компьютер (ноутбук) для зоны регистрации.

Насчет регистрации на месте действует следующий пункт Положений WCA:

● Если лимит участников достигнут до начала соревнований, организаторы не должны принимать регистраций на соревнования или дисциплину на месте во время проведения.

Это значит, что регистрации на месте нельзя принимать даже в том случае, если кто-то не пришел. Если Вы достигли лимита до начала соревнований, то Вам ничего не нужно помимо стандартной зоны регистрации, поскольку регистрировать на месте Вы уже не сможете.

Если же лимит не достигнут и регистрация на месте разрешена, то будьте готовы проделать следующее:

Вы должны постоянно сообщать участникам о наличии свободных мест. В противном случае люди потратят драгоценное время на поездку к месту проведения, рискуя не успеть зарегистрироваться. 

Определитесь со способами оплаты и заранее опубликуйте их на сайте чемпионата.

Необходимо будет выделить дополнительный ноутбук (для регистрации в cubecomps) и принтер (для печати карточек).

Найдите дополнительных людей для регистрации (желательно трёх: один регистрирует в cubecomps, второй готовит бейдж участника, третий принимает карточки из принтера и разрезает их). Проинструктируйте этих людей о том, как добавлять участников в cubecomps (или попросите об этом Делегата).

Проинструктируйте человека, разрезающего карточки, о том, сколько людей должно быть в одной группе участников. Подготовьте “бегунка”, который будет носить готовые стопки карточек в зону скрамблинга.

Сделайте раздельные очереди — для тех, кто регистрировался онлайн, и тех, кто регистрируется на месте.

Оборудование для соревнований:

Для проведения соревнований нужны:

1)  Таймеры Stackmat с ковриками. С их помощью засекается время сборки. Их наличие обязательно на соревнованиях. Таймеры других брендов (например, YuXin) или секундомеры для этих целей использовать нельзя. Количество: по одному за каждый стол соревновательной зоны с запасом (2-3 штуки) и с учётом параллельных дисциплин.

2)  Секундомеры. С помощью спортивных секундомеров судьи отмеряют время преинспекции, а также время сборки в таких дисциплинах, как количество ходов, бигблайнд и мультиблайнд. Вам необходимо заранее обеспечить, чтобы в них были рабочие батарейки.

3)  Дисплеи, подключаемые к Stackmat. Минимум — 2 штуки (чтобы можно было провести финал 3x3 по парам), максимум — по одному за каждый стол. Чем больше дисплеев, тем зрелищнее смотрится чемпионат. Позаботьтесь заранее о батарейках.

Где взять оборудование?

Оборудование обычно предоставляется спонсорами (магазинами головоломок) через Федерацию; от организаторов требуется обеспечить его транспортировку до места проведения и обратно. Это можно сделать, например, договорившись с кем-либо из участников о перевозке. Есть вариант использовать транспортную компанию, однако владельцы оборудования неохотно идут на это ввиду возможных повреждений оборудования во время перевозки.

Если секундомеров нет или не хватает, их можно купить в спортивных магазинах. В случае форс-мажора с секундомерами преинспекцию можно засекать с помощью телефонов.

Батарейки

Для каждого дисплея обязательно заранее приобрести один комплект из 8 пальчиковых (АА) батареек. Также желательны запасные батарейки для таймеров стакмат (2 мизинчиковые или одна CR2032, уточняйте у того, кто предоставляет оборудование) и секундомеров.

Батарейки вставляют  в дисплеи во время прямо перед началом соревнований. Второй вариант - подключить дисплеи к розеткам, проведя удлинители к каждому столу.

Расходники
Расходные материалы, которые понадобятся для соревнований:

1. Ручки. Ими судьи записывают результат в карточки, а участники и скрамблеры расписываются. Нужны за каждый стол минимум по одной. Если есть сборка на количество ходов, то по количеству участников этой дисциплины . Если она идёт параллельно другим дисциплинам — суммировать количество. В общем, ручек нужно очень много.

2. Скотч в разных вариациях: обычный узкий, широкий, двусторонний скотч, изолента. Нужны для: аккуратного наклеивания плакатов и указателей на стены, наклеивания баннеров/плакатов спонсоров на столы участников, вывешивания результатов сборок, упаковки призов и оборудования для перевозки обратно и т.д.

3. Блок бумаги А4. Она нужна для печати карточек участников вторых и последующих раундов, а также в качестве черновиков для дисциплины “сборка на количество ходов” и закрывающих листочков в сборке вслепую. Обычно хватает одной пачки. Если соревнования на 200+ участников, лучше взять две.

Накрывашки

“Накрывашки” — то, в чём судьи приносят кубики участникам на их официальные попытки. Их наличие обязательно на соревнованиях. Минимальное количество равно количеству участников в группе. Например, если у Вас 12 станций сборки, значит, скорее всего, в одной группе будет 20 человек и для её проведения нужно 20 накрывашек. Или, к примеру, соревнования крупные и функционируют одновременно 2 зоны по 10 столов. 2 группы по 18 человек = минимум 36 накрывашек. Если есть параллельные дисциплины (к примеру, 5х5 вслепую проходит параллельно дисциплине Square-1, то количество накрывашек увеличивается на количество участников в 5x5 вслепую.

Есть множество способов изготовить “накрывашки”:

Цветочные горшки (пример). Это самый простой вариант. Убедитесь, что их днище не имеет отверстий и их размер подходит для всех головоломок, включая 7х7. Цветочные горшки можно украсить стикерами (пример1, пример2).

Бумажные накрывашки. Вы можете сделать для них дизайн под конкретное соревнование, разместив ваши макеты и логотипы. Шаблоны для редактирования и печати Вы найдёте здесь, видеоинструкция на английском от Дени Минцаева здесь. Требования к печати: бумага формата А3 плотностью 150-200 г/м2 или выше (чтобы не порвались в первой же дисциплине). Их надо вырезать и склеить.

Стаканчики для попкорна (пример). Учитывайте их размер: стаканчик должен быть достаточно большим, чтобы вместить кубик 7х7, но при этом судья должен иметь возможность снять такую накрывашку с кубика одной рукой. Хороший дизайн также задаст атмосферу соревнованиям.

Дизайн

Хороший дизайн создаёт особую атмосферу и делает соревнования запоминающимися, поэтому стоит уделить ему особое внимание.

Для каких элементов можно сделать собственный дизайн?

  • Логотип чемпионата. Хороший логотип должен быть лаконичным и отражать название, место проведения или другие особенности чемпионата. Пример: 1

Шапка группы ВК. Примеры: 1, 2, 3

Плакаты и указатели. Неплохо иметь плакат-анонс соревнований на входной двери, а также указатели внутри самого помещения.

  • Бейджи. Бейджи участников бывают разными: бумажные в полиэтиленовом кармашке (1, 2), ламинированные, пластиковые и даже ромбовидные.

  • Сертификаты участника.

  • Грамоты/дипломы. Примеры: 1, 2

  • Карточки участников. Примеры: MPEI Open, cubecomps bg, PDF watermark

  • Плакаты с расписанием. Примеры: 1, 2, 3

  • Баннер соревнований / фотозона. Примеры: 1, 2

  • Плакаты на столы. Пример: 1, 2

  • Накрывашки для кубиков: 1, 2

  • Накрывашки для Clock. Пример: 1, 2

  • Индивидуальные расписания в бейджи. Пример: YJ Fest Siberia

  • Листы “тишина” для блайнда. Пример

    Для некоторых элементов (например, бейджи) Вы можете использовать дизайн Федерации, взяв исходники здесь: http://cubingrf.org/logo.

    Группа ВКонтакте

    Самый удобный и эффективный способ коммуникации с участниками — это группа ВКонтакте. Её можно создать и начать наполнять актуальной информацией задолго до того, как чемпионат появится на WCA, а также настроить информирование участников через личные сообщения. Чем раньше Вы заявите о потенциальном чемпионате, тем раньше участники из соседних городов смогут спланировать свою поездку. 

    Какие данные должны быть в группе:

  • Адрес и даты проведения;

  • В разделе “Ссылки” — ссылка на страницу WCA, сайт Федерации и на страницы/сайты спонсоров и партнёров чемпионата;

  • В разделе “Контакты” — контакты организаторов.

    Разделы (обсуждения) группы, которые желательно иметь:

FAQ (ответы на часто задаваемые вопросы).

Как зарегистрироваться. Это включает в себя размер и способ оплаты взносов (пример). Желательно включать пошаговую инструкцию как оплатить.

Адрес места проведения и информация о том, как добраться. Пример хорошо

составленного поста о том, как добраться: https://vk.com/wall-162211436_475

Питание: ссылки или фото с адресами кафе/столовых неподалёку от места проведения.

Проживание: для иногородних участников - список гостиниц/хостелов неподалёку от места проведения.

Своевременно обновляйте информацию в группе и делайте информационные посты: о начале регистрации, об изменениях в расписании, о спонсорах, о скором окончании регистрации и т.д. Изучите группы прошедших ранее чемпионатов, чтобы иметь представление о том, как их вести.

Особое внимание уделите постам о спонсорах. Примеры постов о спонсорах: 1, 2, 3.

Спонсоры
Спонсоры — это компании, готовые на условиях рекламы предоставить поддержку соревнованиям: финансовая поддержка, оборудование, призы, подарки участникам, иногда услуги для самих организаторов (например, типографические услуги бесплатно или со скидкой).

Федерация может помочь с привлечением спонсоров для чемпионата. Если такая помощь необходима, укажите это в заявке на проведение. От организаторов в этом случае требуется обеспечить все условия, на которых оказывается спонсорская поддержка: упоминание на церемонии открытия и награждения, логотипы на печатных материалах, рекламные посты в группах.

Для спонсоров обязателен фотоотчёт, где явно присутствуют их логотипы. Об этом обязательно проинструктируйте фотографов.

Призы

Полезно знать: в положениях WCA есть чёткие правила относительно того, по какому принципу участники проходят в следующий раунд, однако вопрос о том, по какому принципу награждать участников, не оговаривается. Это остаётся на усмотрение организатора, а значит, можно провести региональный зачёт (награждать только жителей города / региона или выделить их отдельно), женский зачёт (отдельно наградить быстрейших девушек), юношеский зачёт (отдельно вручить медали/кубки детям до 10 лет) или даже наградить сильнейших учеников Вашего центра спидкубинга.

Обычно тройку сильнейших в каждой дисциплине награждают медалями, призами-головоломками и дипломами, а за основную дисциплину (кубик 3х3) вручают также кубки и главные призы.

Медали

Медали, как и кубки, можно заказывать в любой компании, занимающейся изготовлением наградной продукции. 

Подарки участникам

Чтобы сделать соревнования ещё более приятными и запоминающимися для участников, им можно вместе с бейджами вручать подарки во время регистрации на месте. Это может быть всё, что угодно: сувенирная продукция, сладости, головоломки, значки. Пример отличного стартового набора: Siberian Athens.

Ответ на вопрос “Что участники предпочитают больше всего?” есть здесь:

https://vk.com/wall-172454542_63

Матовые или глянцевые значки 44мм с логотипом своего чемпионата можно заказать у Максима Капкина. Цены указаны здесь (количество / рублей за штуку). Как выглядят: Kazakhstan Speedcubing Federation, YongJunToys, YJ Fest Siberia.

Типография

Карточки участников

Карточки участников — это бланки формата А6, в которые судьи записывают результаты сборок участников. Это выглядит вот так. Для первых раундов карточки участников печатаются заблаговременно (после окончания регистрации и разбиения на группы), а карточки для последующих раундов печатаются во время соревнований — и именно для этого на месте проведения нужен принтер, ноутбук и доступ в интернет.

Файл с карточками первых раундов делается через groupifier или cubecomps. Как правило, этим занимается делегат, но Вам также желательно узнать у него, как пользоваться этими программами. В результате получается вот такой файл: пример.

После того, как регистрация окончена и файл с карточками готов, Вам их нужно распечатать (в типографии или на домашнем принтере), разрезать (каждый лист — это 4 карточки) и отсортировать. В некоторых типографиях можно попросить разрезать их (линии разреза есть в карточках, генерируемых с помощью Groupifier), но их все равно придется сортировать. Сортируются карточки по дисциплинам (по расписанию), карточки каждой группы каждой дисциплины кладутся в одну стопку, чтобы на соревнованиях их легко можно было найти и разложить на столе скрамблинга. Отсортированные карточки лучше всего сложить в подписанные конверты, либо нарезать тонкие ленточки бумаги и обернуть в них стопки карточек, подписав каждую ленту.

Карточки можно украсить логотипом соревнований или спонсоров. Cubecomps даёт возможность загрузить фоновое изображение. С другими карточками похожего эффекта можно достичь с помощью программ по наложению вотермарок на PDF-файлы (пример).

Бейджи
Бейдж участника выглядит вот так: 

  1. Купить “чехлы” (кармашки) для бейджиков в канцелярском магазине или заказать через интернет. Например, в Яндекс.Маркете набрать “бейдж”.

  2. Если в комплекте с ними нет верёвочки, то отдельно купить её в магазине и разрезать кусочкам длиной 70см. Также подойдет тонкая атласная лента.

  3. Сделать дизайн самих вкладышей. Размер рисунка должен соответствовать размерам вкладыша бейджа. Примеры и исходники дизайна бейджей есть на http://cubingrf.org/logo .

  4. Подготовить файл со всеми бейджами для печати. Пример такого файла: https://vk.com/doc50369313_485925332. Для этого можно воспользоваться программой https://cubingrf.org/soft/badges/ или сделать вручную. В результате получится стопка листов с бейджами, которые нужно будет аккуратно вырезать и вставить в кармашки.

Индивидуальные расписания

На обратной стороне бейджей можно вставить листочки с индивидуальным расписанием участника (примеры), а также опубликовать в группе расписание каждого участника для их удобства (пример).
Их можно сделать в специальной программе по ссылке http://cubingrf.org/soft/indiv. Получив PDF-файл с индивидуальными расписаниями, распечатайте его (получатся такие листы) и аккуратно вырежьте расписания, после чего вставьте в кармашки вместе с бейджиками.

Грамоты

Грамоты победителям печатаются в типографии на плотной бумаге. Фон для дизайна грамоты можно найти здесь: https://cubingrf.org/logo/, иконки WCA-дисциплин: здесь. Можно выразить благодарность всем, кто помогал в проведении, подготовив благодарственные письма и при желании поместив их в рамку.

Плакаты и указатели

Для ориентира в помещении можно развесить указатели. Для этого достаточно на лист А3 или А4 поместить логотип чемпионата и стрелочку, указывающую направление. На входную дверь или доску с афишами можно также повесить плакат с анонсом или просто логотипом чемпионата, чтобы участники были уверены, что пришли по адресу.

Медиа
После соревнований участники будут рады увидеть в группе хороший фотоотчёт.

Фото- и видеоотчёты

Желательно пригласить на соревнования 1-2 профессиональных фотографа (ими могут быть сами участники). Передайте фотографу этот информационный лист, чтобы он ничего не забыл. Примеры хороших фотоотчётов с чемпионатов: YJ Fest Siberia 2019, Siberian Athens 2018, YJ Fest 2018.

Примеры хороших видеороликов: MPEI Open 2013, Welcome To Academy 2018.
Как дополнительный бонус можно устроить прямую трансляцию соревнований, финалов и/или церемонии награждения (пример: Muffin Winter 2019) в группу соревнований или Федерации. Можно также устроить стрим в Instagram Федерации.

Instagram WCA

Если Вы уверены, что чемпионат будет ярко выглядеть в инстаграме канала WCA (@thewcaofficial) и сможете вести stories на соревнованиях, то заблаговременно напишите об этом команде Communication Team (communication@worldcubeassociation.org).

Профессиональный фотоотчёт с соревнований можно также отправлять на этот e-mail.

  • Непосредственная подготовка и проведение

    За несколько дней до чемпионата
    Когда стали известны окончательные списки участников:

  • Распечатайте бейджи, индивидуальные расписания, вставьте их в кармашки и отсортируйте по алфавиту.

Распечатайте список участников (пример без дат рождения). Для проверки обязательны следующие данные: фамилия и имя участника, дата его рождения, пол. Если взнос оплачивается на стойке регистрации и не одинаков для всех участников, стоит включить и его. Включите в список регистрации, которые были удалены или не подтверждены, это поможет в спорных вопросах.

Распределение участников по группам: как правило, это - обязанность делегата. Большинство российских чемпионатов используют Groupifier для автоматического разделения. 

Распечатайте и распределите карточки участников: сначала - по дисциплинам согласно расписанию, в дисциплинах — по группам, в группах — по алфавиту. Если есть несколько зон, разложите по зонам.

Разложите грамоты, призы, медали по дисциплинам заранее.

Убедитесь, что мебели достаточно. Если обнаружилось, что столов или стульев в помещении не хватает (см. пункт “мебель”), Вам незамедлительно нужно принять меры по их поиску. Попробуйте поговорить со школами или университетам.

Проверьте в последний раз расписание и, если требуется, согласуйте с делегатом изменения. Иногда случается так, что на определённую дисциплину регистрируется гораздо больше участников, чем предполалось.

Проверьте в последний раз расписание и, если требуется, согласуйте с делегатом изменения. Иногда случается так, что на определённую дисциплину регистрируется гораздо больше участников, чем предполагалось изначально, и становится очевидно, что провести её за отведённое время невозможно. Лучше заранее ужесточить лимиты/катоффы и урезать дополнительные раунды, чем иметь большие опоздания на соревнованиях. 


Убедитесь, что все роли распределены (см. распределение команды): есть люди за стойкой регистрации, несколько скортейкеров, ведущий. Оговорите заранее, кто отвечает за раскладывание карточек участников к началу каждой группы, печать и развешивание результатов на месте, подписывание дипломов, 


публикацию фотографий/объявлений/прочей информации (пример) в группу чемпионата.

Перед чемпионатом

Эти пункты лучше выполнять за день до чемпионата, чтобы утром первого дня всё было готово.

Подготовить помещение: расставить столы и стулья согласно запланированным зонам, разложить таймеры и ручки на столы. Заранее позаботьтесь о том, чтобы найти людей, которые будут Вам помогать расставлять столы. Соберите всех организаторов и позовите участников, готовых помочь с расстановкой. Внешний вид столов, как и всего помещения — это лицо чемпионата, поэтому позаботьтесь об их презентабельности. Для этого столы можно стилизовать или использовать скатерти. 


Привезти оборудование, призы, медали, плакаты, канцелярские принадлежности, бейджи, батарейки и всё остальное, что может понадобиться на соревнованиях. 


Развесить баннеры/плакаты на столы, стены, согласно возможностям и договорённости со спонсорами. 


Проверить работоспособность оборудования: дисплеи Stackmat горят ярко (если нет - замените батарейки), при сильном ударе таймеры не сбрасываются, секундомеры запускаются и останавливаются, будильники на секундомерах не активны. Если секундомер противно и долго пищит, значит, на нём стоит будильник. Кнопкой Mode перейдите в раздел часов (ничего не должно мигать) и зажмите кнопки Start и Set. Иконка будильника должна пропасть. 
Ведение 
На церемонии открытия ведущий говорит приветственные слова, упоминает спонсоров, проводит вместе с делегатом инструктаж для новичков: как проходят попытки, как пользоваться таймером и т.д. 
Церемония награждения 
После окончания финала по 3х3 готовятся награды и раскладываются так, чтобы было удобно быстро находить грамоты и медали и вручать их. 

Краткий сценарий к церемонии награждения: 
Ведущий говорит вступительную речь о чемпионате в целом, статистике (количество 
участников, первый/не первый чемпионат в городе/регионе и т.д.). Перечисляет гостей. Может предоставить им сцену для выступления.  
Выражает благодарности спонсорам и тем, кто предоставил помещение. 


Непосредственно награждение победителей.

Можно также провести награждение с пьедисталом и под торжественную музыку.

Самое главное - создать хорошую атмосферу! Ведь именно ради последнего мига победы и происходят эти соревнования!

Удачи вам! 

Ваша Федерация!